Conformément au Règlement (UE) 2016/679 – Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi n° 4624/2019, nous vous informons du traitement de vos données à caractère personnel. Les données à caractère personnel désignent toute information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne (nom, prénom, données d’identification, numéro de TVA, coordonnées, numéro d’enregistrement, fichiers image et son). Vos données sont conservées en toute sécurité et ne sont transmises à aucun tiers sans votre accord écrit préalable, sauf en cas d’obligations légales spécifiques. Le responsable du traitement, c’est-à-dire l’autorité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données, est l’École des Ursulines. La personne concernée par les données à caractère personnel est la personne physique dont les informations sont collectées et traitées. Élèves - Élèves et Parents. Lors de la visite de l’école et lors du dépôt du formulaire d’inscription, les parents ou tuteurs légaux sont invités à fournir certaines données personnelles les concernant ainsi que concernant leurs enfants, telles que : Noms complets Coordonnées de la personne à contacter Informations complémentaires sur les prestations Informations sur les voyages École fréquentée précédemment (facultatif) Informations fiscales (facultatif) Informations médicales (facultatif) En cas de non-inscription, de retrait ou après la fin des études, les données des parents, tuteurs et élèves sont conservées pendant la durée prévue par la loi, puis définitivement supprimées des systèmes de l’établissement. En cas d’inscription, les données requises sont communiquées au ministère de l’Éducation et enregistrées sur la plateforme MySchool du réseau scolaire panhellénique. Le dossier de l’élève y est alors créé et régulièrement mis à jour : Personnel Enseignant Direction de l'école Personnel Médical Bureau de Vie Scolaire Les dossiers des enfants sont conservés dans des casiers sécurisés. En cas de divorce des parents, les dispositions légales en vigueur s’appliquent, conformément à la décision du tribunal compétent. Les parents ou tuteurs qui souhaitent obtenir des informations sur la scolarité de leurs enfants peuvent s’adresser à la direction générale, à la direction de l’unité, aux enseignants de la classe concernée ainsi qu’au personnel médical de l’école. L’Association des parents d’élèves (APE) de l’école a accès à certaines données des élèves, conformément au chapitre III du Règlement (UE) 2016/679 – RGPD. Les parents ou tuteurs, en tant que personnes concernées, disposent d’un droit d’accès à l’ensemble des données personnelles de leurs enfants. Personnel médical. Le psychologue scolaire et le personnel infirmier tiennent un dossier pour chaque élève ayant bénéficié de leurs services. Ce dossier est conservé dans les bureaux du personnel médical au sein de l’école. L’accès à ces dossiers est réservé à la direction générale, à la direction de l’unité et, le cas échéant, aux enseignants. Personnel enseignant. Le personnel enseignant a accès au programme d’études et aux manuels réglementaires. L’enseignant responsable de chaque classe a également accès aux données concernant l’état de santé et la personnalité des élèves de sa classe. Photographies et enregistrements visuels Concernant les photographies utilisées dans les publications de l’école, les enregistrements vidéo d’événements, ainsi que les publications sur le site internet et les réseaux sociaux de l’établissement (diffusion publique), une déclaration de consentement est signée lors de l’inscription de l’élève. Pour chaque activité supplémentaire, une nouvelle déclaration signée est demandée. Bureau de la Vie Scolaire Le bureau de la vie scolaire tient un registre des personnes autorisées à prendre en charge ou à déposer les élèves, tel que déclaré par le parent ou le tuteur. Les listes correspondantes sont remises aux chauffeurs et aux accompagnateurs des bus scolaires, qui doivent les conserver en toute sécurité et les restituer à la fin de l’année scolaire, sans en conserver de copie. Droits relatifs au traitement des données : Droit à l'information et d'accès : les personnes concernées ont le droit d’obtenir des informations sur les données à caractère personnel traitées et sur les modalités de ce traitement, ainsi que la possibilité d’en recevoir une copie. Droit de rectification : possibilité de demander la correction ou le complément des données à caractère personnel. Droit à l’effacement / « droit à l’oubli » : la limitation ou l'effacement des données qui ne sont pas nécessaires ou si le traitement est effectué de manière illicite. Droit à la limitation du traitement : la limitation du traitement des données jusqu'à leur rectification ou leur effacement. Droit à la portabilité des données : télécharger une copie électronique et demander la transmission à des tiers. Droit d’opposition : possibilité de s’opposer au traitement des données. Les données à caractère personnel demandées par l’école sont nécessaires à l’inscription des élèves et au bon fonctionnement de la coopération entre l’établissement et les familles. Pour le bon fonctionnement de l’école, le secrétariat, le service comptable et l’administration générale ont accès à l’ensemble des données à caractère personnel des parents, tuteurs et élèves. Le personnel enseignant et administratif chargé du traitement de ces données agit avec responsabilité et dans le respect de la confidentialité. Personnel enseignant et administratif L’école conserve les données à caractère personnel du personnel enseignant, du personnel administratif ainsi que des candidats à l’emploi. Ces données sont collectées et conservées conformément à la législation du travail. Elles comprennent notamment les informations nécessaires au versement des salaires et indemnités sur un compte bancaire. Un dossier d’évaluation est tenu pour chaque employé. Pour les candidats à l’emploi, sont conservés le curriculum vitae et une évaluation rédigée après l’entretien. Les dossiers médicaux sont conservés en cas de congés de maladie ou pour l’octroi de prestations particulières, accompagnés des certificats établis par le médecin du travail. Pour certaines catégories spécifiques d’employés, si la loi l’exige, un extrait de casier judiciaire est également conservé. Collecte des données personnelles Au moment du recrutement, le secrétariat recueille les données au moyen d’un formulaire et de documents officiels. Ces données sont ensuite enregistrées dans le système de l’école et un dossier individuel d’employé est créé. Elles sont également saisies dans le système ERGANI. Le traitement et l’accès aux données sont accordés aux services de l’école en fonction des droits attribués à chaque catégorie de personnel. Secrétariat : accès complet aux données des employés, à l’exception des données relatives à la santé, au casier judiciaire et aux évaluations. Service comptable : accès aux données concernant les salaires, les avantages sociaux, la fiscalité et les questions liées au travail. Direction Générale : accès intégral aux dossiers d’évaluation et aux dossiers des candidats. Responsable de Section : accès aux dossiers d’évaluation du personnel placé sous sa responsabilité. Médecin du travail : tient les dossiers médicaux des employés dans son cabinet. Seul le directeur général y a accès. Accès aux données des employés Les employés disposent d’un droit d’accès à leurs données à caractère personnel en adressant une demande écrite au secrétariat. Les données ne sont pas transmises à des tiers, sauf obligation légale ou nécessité liée aux activités de l’école, et uniquement après information préalable des personnes concernées. Traitement à des fins spécifiques Photographie / vidéographie d’événements L’école organise des événements à caractère éducatif, récréatif ou informatif, auxquels peuvent également participer les parents ou des personnes extérieures, avec l’approbation de l’établissement. Les événements peuvent être photographiés ou filmés et publiés : Sur le site internet de l’école Sur les réseaux sociaux de l’école (à des fins commémoratives, historiques, éducatives, informatives ou promotionnelles) Le consentement est recueilli au moment de l’inscription ou par voie électronique. En l’absence de réponse, la demande est considérée comme acceptée. En cas de refus, lorsque le visage apparaît sur les photographies, celui-ci est rendu méconnaissable (floutage). Télévision en circuit fermé (CCTV) Des systèmes de vidéosurveillance ont été installés afin d’assurer la protection des personnes et des biens. Leur fonctionnement est conforme à la législation en vigueur ainsi qu’aux directives de l’Autorité de protection des données. Aucune caméra n’est installée dans les salles de classe ni dans les espaces de travail du personnel. Elles sont situées uniquement dans les espaces communs, les zones de stockage, la caisse et les périmètres du site, sans captation d’images de l’espace public. Le public est informé de la présence des caméras par une signalisation appropriée. Les caméras sont désactivées pendant les heures de cours. Seuls la direction générale et le personnel habilité ont accès aux enregistrements. Les caméras ne captent pas le son. Les images sont conservées pendant 15 jours, puis supprimées, sauf en cas d’incident nécessitant leur conservation plus longue. Utilisation du site web. Le site internet est géré par le personnel, soumis à des clauses de confidentialité. Le responsable du traitement informe les autorités compétentes de tout manquement. Les informations publiées respectent les dispositions du RGPD. La publication de données à caractère personnel sans consentement ou de contenus illicites n’est pas autorisée. Le site peut contenir des liens vers des sites tiers, dont l’école n’assume pas la responsabilité. Les personnes intéressées peuvent s’inscrire pour recevoir des mises à jour en fournissant leur nom complet et leur adresse électronique. Avant l’inscription, elles sont informées que ces données ne seront utilisées qu’à des fins de communication. Office 365 et services éducatifs. Les élèves et les enseignants peuvent utiliser les applications Office 365 pour leurs études et leurs projets. Les données à caractère personnel traitées sont limitées au nom complet et à l’adresse électronique de l’élève. Des politiques de sécurité spécifiques sont appliquées en fonction du niveau d’études. Engagements généraux Les données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Tous les membres de l’école et ses partenaires sont soumis à une obligation de confidentialité et à des responsabilités disciplinaires.